Esta Política tiene por objeto regular el Canal Ético de Xarxes de Telecomunicacions Alternatives, SLU, en adelante XTA, a través del cual se permite comunicar cualquier incidencia o irregularidad de potencial trascendencia y garantizar que ésta será tratada de forma objetiva, independiente, anónima y confidencial , adoptando las medidas oportunas.
El Canal Ético constituye una herramienta para los trabajadores y otras personas relacionadas con
XTA, como clientes, proveedores, contratistas o subcontratistas, con la que poder comunicar posibles conductas que puedan ser constitutivas de delito, acoso o contrarias a los principios y valores de la organización, garantizando así la transparencia y buen gobierno corporativo.
2.- Ámbito de aplicación y disposiciones generales
Este documento es de aplicación a todas las personas que comuniquen una incidencia o irregularidad a través del Canal Ético.
Se entiende por incidencia o irregularidad cualquier hecho presuntamente contrario al ordenamiento jurídico, los principios generales de actuación y comportamiento ético. También tendrá esta consideración cualquier incumplimiento que pueda constituir la comisión de un delito imputable a la persona jurídica.
A título enunciativo y no limitativo, las cuestiones susceptibles de ser comunicadas a través del Canal Ético son:
- Irregularidades financieras y contables
- Incumplimiento de las normativas y las políticas internas
- Conducta poco ética o conflicto de intereses
- Robo, malversación o fraude
- Cohecho o corrupción
- Utilización de información privilegiada o confidencial
- Acoso o discriminación laboral
- Aspectos medioambientales
- Vulnerabilidades de los derechos humanos
En este sentido, no se tramitarán a través del Canal Ético comunicaciones que atiendan a cuestiones para las que haya un canal específico, como pueden ser los de atención al cliente o comerciales.
La comunicación de incidencias se realizará mediante los canales que XTA tiene habilidades en la página web corporativa.
Si se recibe por una vía distinta a la del propio Canal una comunicación susceptible de ser trasladada al Canal Ético, los trabajadores tienen la obligación de informar al departamento de Compliance para su redirección a este canal.
3.-Comunicación de incidencias y de irregularidades
Cualquiera que sea conocedor de alguna incidencia o irregularidad que contravenga la normativa interna y/o la legislación que sea de aplicación, tendrá la obligación de denunciarlo a través del Canal Ético.
Asimismo, cualquier persona o grupo de interés no vinculado directamente con XTA que quisiera comunicar irregularidades de las que tuviera conocimiento puede utilizar igualmente el Canal Ético para informar sobre estas conductas.
Atendiendo a los hechos denunciados y factores como la tipología de la conducta no ética, el país y
el impacto, se constituye una unidad de trabajo específica para la tramitación efectiva de cada denuncia presentada. El Gestor Ético, como figura independiente, administra el Canal Ético realizando un control continuo sobre las denuncias entrantes y las unidades de trabajo, con el objetivo de velar por la correcta tramitación y resolución de las mismas.
4.- Garantías del proceso
4.1. Protección al denunciante
Toda persona que comunique una incidencia o irregularidad de buena fe a través del Canal Ético dispondrá de la debida garantía de protección. Específicamente tendrá derecho a ser protegido tal y como se establece en la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
4.2. Confidencialidad y anonimato
El denunciante que quiera realizar una comunicación sin aportar sus datos personales puede hacerlo de forma anónima. Del mismo modo, si el denunciante opta por no esconder su identidad, tendrá la garantía de que su información personal y de las partes implicadas seguirá siendo confidencial.
De igual modo, se establece la obligatoriedad de velar por la protección de la identidad del denunciado durante el proceso de gestión de las comunicaciones, y en su caso, con posterioridad a la resolución.
Cualquier infracción del deber de confidencialidad de las personas involucradas en la gestión de las denuncias será investigada y, en su caso, sancionada.
4.3. Gestión de conflictos de interés
El proceso de gestión de las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético es efectuado por un equipo independiente, imparcial y objetivo. Durante la constitución de la unidad de trabajo de instrucción y resolución de cada comunicación específica se revisa de forma previa si existe conflicto de intereses con alguno de los miembros elegidos para la tramitación de la denuncia y, en su caso, se descartan a los miembros conflictuales y se nombran miembros diferentes que puedan llevar a cabo la instrucción, salvaguardando así su independencia.
4.4. Prohibición de represalias
XTA garantiza la no adopción de represalias, tanto directas como indirectas, contra las personas que, de buena fe, hubiesen comunicado una incidencia o irregularidad a través del Canal Ético.
Del mismo modo, las acciones que se consideren amenazas, represalias o discriminación que puedan realizarse contra un trabajador por haber efectuado una comunicación a través del Canal Ético, tendrán consideración de infracción laboral.
4.5. Presunción de inocencia y honorabilidad profesional
A las personas denunciadas y personas involucradas a través de cualquier comunicación recibida a través del Canal Ético se les garantizará la presunción de inocencia, al margen de las decisiones que sobre estas personas puedan tomar los responsables directos o el área de Recursos Humanos.
5.- Uso responsable del Canal Ético
Es obligación del denunciante hacer un uso responsable del Canal Ético, por lo que en ningún caso debe realizar denuncias infundadas o de mala fe y pueden derivarse en este caso las acciones legales y/o de carácter disciplinario que sean de aplicación. Además, en la exposición que haga para informar de cualquier otra persona debe ser respetuosa y guardar el decoro y las buenas costumbres.
Asimismo, el denunciante debe garantizar que los datos proporcionados son verdaderos, exactos, completos y actualizados.
6.- Protección de datos personales
El Canal Ético garantiza la seguridad del proceso de recepción y resolución de comunicaciones de incidencias e irregularidades, así como de las personas que integran el proceso, mediante la aplicación de medidas de seguridad informática suficientes y adecuadas para el tratamiento confidencial de las denuncias remitidas y la confidencialidad de las personas implicadas tanto en la tramitación de las denuncias como en la posterior investigación y resolución.
La entidad Responsable del Tratamiento de sus datos es Xarxes de Telecomunicacions Alternatives, SLU, y los datos recogidos a través del Canal Ético serán tratados con la finalidad exclusiva de tramitar las denuncias recibidas, y en su caso, investigar los hechos denunciados.
Puede revocar en cualquier momento el consentimiento otorgado para las actividades de tratamiento de datos personales por parte de XTA, así como ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación al tratamiento de datos, portabilidad de datos, así como no ser objeto de decisiones automatizadas, tal y como se indica en el apartado “Derechos de los Interesados” de nuestra Política de Privacidad.
Del mismo modo, se le informa de que tiene derecho a reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos por cualquier actuación de este procedimiento.